กลุ่มบีอีซี แสดงความโปร่งใสในกระบวนการรับเรื่องร้องเรียน/แจ้งเบาะแสที่มีความชัดเจน จึงได้กำหนดแนวทางในการบริหารจัดการข้อร้องเรียน/การแจ้งเบาะแสที่ได้รับจากผู้มีส่วนได้เสียทุกภาคส่วน รวมทั้งพนักงานในองค์กร
และมีกระบวนการในการให้ความคุ้มครองบุคคลที่ประสงค์จะแจ้งเรื่องร้องเรียน/แจ้งเบาะแสการกระทำผิดกฎหมาย ผิดจรรยาบรรณ รายงานทางการเงินที่ไม่ถูกต้อง ระบบควบคุมภายในที่บกพร่อง การถูกละเมิดสิทธิ ตลอดจนการทุจริตคอร์รัปชัน เพื่อลดความเสี่ยงทางสังคมต่อธุรกิจและความขัดแย้งที่อาจมี โดยการรับเรื่องร้องเรียน/การแจ้งเบาะแส มีรายละเอียดดังนี้
ผู้ที่ประสงค์จะร้องเรียน หรือแจ้งเบาะแส สามารถแจ้งข้อร้องเรียนเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมเอกสารหลักฐานประกอบ มาที่ช่องทางต่างๆ โดยข้อมูลที่ได้รับจะถือเป็นความลับ ไม่มีการเปิดเผยบุคคลที่ร้องเรียน หรือแจ้งเบาะแส และแหล่งที่มาของข้อมูล เว้นแต่จำเป็นต้องเปิดเผยตามกฎหมาย โดยมีช่องทางในการแจ้งเรื่องร้องเรียน ดังนี้
- ผ่านระบบ “ช่องทางการร้องเรียน” (Whistleblowing Channel) ในเว็บไซต์ www.becworld.com โดยระบบจะส่งข้อมูลไปให้ ประธานคณะกรรมการตรวจสอบและกำกับความเสี่ยง และกรรมการผู้อำนวยการ
- ส่งจดหมายถึงประธานคณะกรรมการตรวจสอบและกำกับความเสี่ยง มาที่ บริษัท บีอีซี เวิลด์ จำกัด (มหาชน) เลขที่ 3199 อาคารมาลีนนท์ ทาวเวอร์ ถนนพระราม 4 แขวงคลองตัน เขตคลองเตย กรุงเทพฯ 10110
หน่วยงานที่ได้รับมอบหมายจากประธานคณะกรรมการตรวจสอบและกำกับความเสี่ยง และ/หรือกรรมการผู้อำนวยการ ดำเนินการรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้น นำเสนอกรรมการผู้อำนวยการ คณะกรรมการตรวจสอบและกำกับความเสี่ยง และคณะกรรมการบริษัท เพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะทำงานตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ในการทำหน้าที่กลั่นกรอง ติดตาม และตรวจสอบข้อเท็จจริงภายใน 15 วันทำการ กรณีเร่งด่วนภายใน 5 วันทำการ
คณะทำงานตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ดำเนินการสอบสวนหาข้อเท็จจริง แล้วนำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบและกำกับความเสี่ยง และกรรมการผู้อำนวยการ ภายใน 15 วันทำการ
คณะกรรมการตรวจสอบและกำกับความเสี่ยง พิจารณาตรวจสอบข้อมูล และหาแนวทางตอบสนองต่อข้อร้องเรียน แนวทางระงับยับยั้งความเสียหาย วางมาตรการหรือกำหนดแนวทางป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ แล้วรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท ภายใน 10 วันทำการ
คณะกรรมการบริษัทรับทราบผลการพิจารณา และอนุมัติมาตรการหรือแนวทางในการป้องกันภายใน 5 วันทำการหลังจากได้รับมติจากคณะกรรมการตรวจสอบและกำกับความเสี่ยง
คณะกรรมการบริษัทฯ มีการกำกับดูแลให้บริษัทฯ มีกลไกในการรับเรื่องร้องเรียนและการดำเนินการกรณีที่มีการแจ้งเบาะแส รวมทั้งเปิดเผยกระบวนการและช่องทางการรับเรื่องร้องเรียนไว้ในเว็บไซต์ของบริษัทฯ ดังนี้